Les normes bureautiques ouvertes en 2020

À l’ère du cloud, la plupart des utilisateurs pensent qu’ils ne disposent plus de « vrais » fichiers, car ceux-ci sont bien souvent remplacés par des raccourcis menant à des espaces en ligne. Ces utilisateurs ne réalisent pas qu’ils ont en réalité perdu leur liberté de disposer de leurs propres fichiers. Les fichiers ne sont pas disponibles sur leur ordinateur tant qu’ils ne l’ont pas téléchargé explicitement pour le modifier hors ligne par exemple.

À ce stade, ils se rendent compte que dés qu’ils arrêtent de payer leur suite bureautique propriétaire (dans le cloud), ils ne peuvent pas accéder à leur propre contenu, car ils sont l’otage d’un format de fichier propriétaire. [C’est d’autant plus vrai pour les entreprises qui ne peuvent recourir aux clouds gratuits réservés aux particuliers.]

Cette perte de liberté ne se serait pas produite s’ils avaient choisi le format standard ODF (Open Document Format). Ce format peut être entièrement implémenté par n’importe quel fournisseur de logiciels sans autorisation spéciale. De plus, comme il s’agit d’un format entièrement réellement ouvert et non d’un pseudo-standard obscur appartenant à une seule entreprise, aucune ingénierie inverse n’est nécessaire pour l’implementer.

En 2012, la vice-présidente de la Commission européenne, Neelie Kroes, a déclaré : « Les normes ouvertes créent la concurrence, conduisent à l’innovation et économisent de l’argent », tout en annonçant la publication d’une nouvelle politique pour aider les pouvoirs publics à éviter la dépendance à l’égard d’un seul fournisseur de TIC. À l’époque, le fait de suivre les recommandations de la nouvelle approche contre le vendor lock-in (enfermement propriétaire) pourrait permettre au secteur public de l’UE d’économiser plus de 1,1 milliard d’euros par an.

Plutôt que de spécifier une marque, un outil, un système ou un produit TIC unique, travailler avec des normes ouvertes lors de l’achat de systèmes TIC pourrait faire économiser de l’argent aux contribuables. Cependant, de nombreuses organisations manquaient d’expertise pour décider des normes pertinentes pour leurs besoins en TIC. Certaines craignaient que les coûts initiaux engendrés par ce changement de format soient trop élevés et conduisent à une perte de données. En conséquence, après huit ans, ils restent enfermés dans leurs systèmes TIC ou dans une relation avec un seul fournisseur. Combien perdons-nous à l’échelle mondiale (en termes d’argent de l’utilisateur final ou du contribuable) en s’en tenant à la décision insensée d’utiliser des formats de documents propriétaires ou pseudo-standard ?

Le format ODF (pour Open Document Format) est un format standard de document ouvert bien conçu et flexible pour stocker des informations d’une manière évolutive et portable. Sa meilleure caractéristique pour les utilisateurs réguliers est probablement qu’ils ne remarqueront pas vraiment qu’ils l’utilisent, car les choses fonctionnent comme prévu indépendamment du produit spécifique utilisé pour créer le document d’origine. Le contenu est conservé et le document a le même aspect visuel même lorsqu’il est accessible avec un logiciel différent s’exécutant sur un système d’exploitation différent. Avec le format ODF, la façon dont vous stockez des documents n’est pas liée au logiciel avec lequel vous travaillez. Les fichiers ODF sont indépendants de la plate-forme et ne dépendent d’aucun logiciel spécifique.

Le format de document ouvert présente un certain nombre d’avantages évidents qui le rendent unique :

• Les documents ODF sont plus petits que leurs équivalents historiques et propriétaires, car ils sont structurellement plus simples et, en tant que tels, plus robustes ;
• Le contenu ainsi que les objets multimédias (images, vidéos, etc.) sont directement accessibles et faciles à utiliser depuis l’extérieur de l’application bureautique, même pour les utilisateurs qui ne sont pas dans le domaine technique ;
• La syntaxe XML est simple, lisible par l’homme et facile à comprendre, ce qui permet de récupérer facilement des documents en décompressant le fichier pour accéder directement au contenu ;
• Le format ODF est plus sécurisé, car la structure légère facilite plus que jamais l’application des politiques de sécurité les plus strictes ;
• Le format ODF réutilise un grand nombre de normes existantes dans la mesure du possible, ce qui rend la norme finale plus petite, plus robuste, plus facile et moins coûteuse à mettre en œuvre et à prendre en charge ;
• Les utilisateurs plus capables techniquement peuvent facilement ajouter au document des données directement compréhensibles par la machine et ainsi créer des « documents intelligents » qui peuvent être remplis automatiquement par la machine ;
• La norme OpenFormula bien définie et concise pour les formules utilisées dans les feuilles de calcul empêche des bogues historiques, connus dans le domaine des feuilles de calcul, de se produire. Citons par exemple le fameux bogue de 43 années bissextiles (cf. article Wikipedia).

Les principaux avantages pour les entreprises et les organismes gouvernementaux sont les suivants :

• Le format ODF représente une norme ouverte et durable et, en tant que telle, peut garantir qu’un document enregistré aujourd’hui ne sera pas verrouillé ou abandonné technologiquement demain : il sera toujours possible d’accéder au contenu indépendamment des stratégies commerciales de tout fournisseur ;
• Le format ODF garde le contenu (informations) séparé de l’application utilisée pour le développer, de sorte que tout document peut être traité par toutes les applications de manière transparente et fidèle, sans interférence avec un code propriétaire ou toute autre restriction ;
• Étant donné que l’ODF est une norme véritablement ouverte, il rend les règles du jeu égales pour que tous les fournisseurs de logiciels. Ces derniers peuvent ainsi rivaliser en termes de fonctionnalité et de prix. Le client dispose ainsi d’un plus grand choix de solutions, rendues possibles en raison de la libre concurrence entre les fournisseurs, solutions pouvant être propriétaires comme open source ;
• L’ODF fournit un format indépendant de la plate-forme. Toute entreprise peut créer et distribuer de nouvelles applications et services en se basant sur ce format, tout en garantissant que les documents resteront accessibles même après l’ajout d’innovations grâce au standard ouvert de base ;
• L’ODF est le seul format de fichier de document ouvert basé sur XML actuellement sur le marché qui satisfait le besoin fondamental des entreprises et des gouvernements. Ces derniers pourront accéder à leurs documents potentiellement importants au niveau historique, créés et stockés sous forme numérique, non seulement aujourd’hui mais aussi demain, pour les générations futures ;
• L’adoption du format ODF s’impose également dans le cadre de situations d’urgence, pour garantir la possibilité d’accéder et de partager les informations essentielles aux services de secours sans avoir à se soucier des caractéristiques du document d’origine.

Pour en savoir plus sur le format ODF, vous pouvez commencer par l’article de Wikipedia ou lire le livre blanc Open by Design, The Advantages of the OpenDocument Format (ODF) initiéllament publié par le commité technique travaillant pour l’adotpion dur format ODF dans le concorcium OASIS (désormais remplacé par l’ODF Advocacy Open Project chez OASIS). Vous trouverez ici d’autres documents sur ODF et ses avantages : Open Forum Europe – Deux standards, plus ou moins de choix, Italo Vignoli – Gardez-le ouvert, et un diaporama complet sur Open Document Format.

Le Bureau du Cabinet du gouvernement britannique, qui a décidé d’adopter l’ODF comme norme de référence pour tous les documents publics, a publié un intéressant Policy Policy on Open Standard Principles et un guide sur l’utilisation d’Open Document Formats (ODF) dans votre organisation, qui fournissent un point de vue intéressant sur les avantages spécifiques des normes ouvertes et de l’ODF pour les gouvernements.

Dans une semaine à partir de maintenant, le 25 mars, nous célébrerons le Document Freedom Day (la journée du document libre), afin d’éduquer les organisations et les utilisateurs sur l’importance d’adopter une norme de document ouverte afin qu’ils puissent récupérer la pleine propriété des documents et contenus qu’ils ont développés et, souvent inconsciemment, laissé entre les mains d’un éditeur de logiciels propriétaire, ceci, indépendamment du fait que les documents se trouvent dans le cloud ou sur leur disque dur local.

Au cours des prochains jours, nous publierons des images qui pourront être partagées le 25 mars sur tous les blogs et réseaux sociaux. Restez à l’écoute !